Saiba como organizar seus contatos de maneira eficiente e manter uma
rede ativa e atualizada
Não importa se você está confortável em seu posto de trabalho ou procurando emprego: nos dias de hoje, manter uma rede de contatos ativa e atualizada é
requisito básico. Ter à mão o telefone daquele fornecedor capaz de resolver seu
problema de última hora ou lembrar do aniversário de um ex-colega pode ser o
diferencial para quem quer ser reconhecido na empresa ou lembrado para futuras
propostas.
Assim como em outras áreas da vida, na formação do networking (expressão
em inglês usada para definir a rede de contatos de trabalho), a organização é tudo. De nada adianta conhecer pessoas interessantes
em um curso, por exemplo, e esquecer os cartões de visita no meio da apostila
ou voltar para casa com os nomes e telefones anotados em papeizinhos que acabam
se perdendo. A melhor forma de manter esses contatos organizados depende da
preferência e dinâmica de cada um. Algumas opções:
Agenda papel:
Ela pode parecer obsoleta, mas a boa e velha agendinha de papel ainda tem seu
valor. Não está sujeita a panes de sistema (quem não teve um amigo desesperado
após perder todos os contatos do seu celular, por exemplo?), é barata e
facilmente manuseável. A dica é anotar tudo a lápis, o que evita rasuras ao atualizar números de telefones que vivem
mudando, por exemplo.
Agenda do celular:
Com sistemas operacionais cada vez mais completos e a vantagem da
portabilidade, as agendas dos celulares servem para anotar quase tudo. Como o
aparelho é muitas vezes alvo de furtos ou panes de sistema, convém manter um
backup da agenda para não perder todos os contatos de uma hora para a outra.
Planilha:
Quem prefere centralizar todos os contatos no computador pode optar por uma
planilha, com os dados úteis divididos em colunas e os tipos de contato em abas
(por exemplo: uma aba para ex-colegas de colégio, outra para fornecedores,
outra para amigos). Lembre-se de enviar periodicamente para você mesmo a
planilha ou copiá-la em uma pen drive, para garantir acesso aos dados mesmo
longe do computador em que ela está salva.
Documento de texto:
Por mais simples que a solução possa parecer, concentrar todos os seus contatos
em uma lista simples em um documento de Word ou bloco de notas tem como
vantagem o rápido acesso aos nomes. Com um simples “Ctrl+F”, você pode digitar
uma palavra-chave (como o sobrenome ou profissão) e ir direto ao ponto. Aqui
também vale a dica de enviar periodicamente o documento por email ou copiar em
um pen drive.
Ferramentas específicas:
Softwares específicos para a organização de contatos, como o Microsoft Outlook
2010 com Business Contact Manager, ajudam a realizar a gestão de clientes e
contatos. Sites como LinkedIn (http://br.linkedin.com/), uma rede social voltada para o networking, ajuda na formação da rede.
Criar seu perfil e manter seus dados atualizados pode ajudar na hora de
encontrar trabalhos, pessoas e oportunidades recomendadas
por qualquer um na sua rede.
Arquivos de papel:
É possível criar um banco de dados mais completo, reunindo artigos de jornais e
revistas e folders, por exemplo, com um arquivo de pastas suspensas. Procure etiquetar cada pasta por tipo de contato ou ordem alfabética
de sobrenomes.
Checklist: os dados que valem
ouro
Seja qual for a forma escolhida para organizar seus contatos, alguns
dados são sempre úteis e devem ser mantidos atualizados. Quando for adicionar
um contato, anote:
• Nome completo
• Telefones (celular, comercial e residencial)
• E-mail
•
Endereço
• Profissão / empresa
• Referência (como
foram apresentados, de onde se conhecem)
• Data de nascimento (para
mandar uma lembrança ou um email na data, conforme nível de proximidade - o
importante é lembrar!)
• Tags: palavras-chave
pelas quais você pode procurar pelo contato (como “gerente,
administração, operadora celular, São Paulo”)
• Foto: anexar uma foto ao contato ajuda a lembrar de suas feições na hora de
encontrar novamente,
• Observações: neste
campo, anote informações que podem ser úteis em um futuro contato, como uma
ideia que a pessoa lhe trouxe ou o assunto sobre o qual conversaram. Se você
ficou de enviar um email, por exemplo, é interessante anotar para pedir
feedback na próxima oportunidade. No caso de fornecedores e clientes, convém
anotar também experiências negativas que podem ter acontecido. Pode evitar a
indicação de algum profissional que não prestou bem o serviço, por exemplo.
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