As 5 fases da metodologia que vai lhe ajudar a organizar o seu trabalho
A metodologia foi desenvolvida com base nos principais problemas e
necessidades identificados por uma pesquisa realizada com mais de 3.000 pessoas
ao longo de anos, em diversos países sobre a questão da produtividade pessoal
no século XXI.
Os resultados, indicaram que não existe um problema que se destaque muito entre
os demais. Existe, sim, um grupo de situações distintas que contribui para
acentuar a sensação de falta de tempo – e cada uma delas deve ser atacada com
uma atitude específica. Ou seja, a questão não se resolve unicamente com
técnicas de controle de agenda nem com qualquer outro processo isolado. Era
necessário uma metodologia que respondesse a essas deficiências em toda sua
totalidade.
O Símbolo da Estrela
O símbolo que utilizo para representar esta metodologia é a estrela de cinco
pontas, um ícone que consegue ser simples e rico ao mesmo tempo. A estrela tem
significados e representações que sintetizam harmonicamente os resultados
perseguidos com a aplicação da
metodologia: sucesso, direção e o ser humano com um todo.
As Cinco Fases
A metodologia contém cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de
forma seqüencial e cíclica. Cada uma delas busca atender as principais
necessidades dos trabalhadores do conhecimento em matéria de produtividade
pessoal e contém uma série de etapas e de técnicas de aplicação prática.
O processo de administração pessoal será considerado completo depois que todas
as fases da metodologia forem cumpridas. Mas esse não é um processo finito. As
fases são cíclicas. Isso significa que você estará sempre retornando à fase
inicial e passando por todas as demais ao longo da sua aplicação. Isso ajuda no
processo de revisão de suas prioridades e da necessidade natural de alteração
de sua rota toda vez que houver mudança em seus objetivos ou em qualquer outro
fator relevante envolvido em suas rotinas.
Fase 1 - Identidade
A fase inicial é chamada de Identidade. É a fase da reflexão, que nos leva a
olhar para dentro de nós mesmos e nos perguntar: Quem sou eu? O que eu quero
para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito? Quais são meus sonhos?
Quais são os papéis que desempenho na vida? Como estou vivendo meus
relacionamentos? Como eu quero me equilibrar?
Uma das queixas mais freqüentes que ouvimos, é a de que as pessoas não sabem o
que querem de verdade para suas vidas. Não têm um sentido, um propósito, algo
pelo qual realmente desejam lutar, um objetivo que as motive. Vivem apenas por viver.
O objetivo da fase da Identidade é servir como um espelho. Ela contém algumas
ferra-mentas que possibilitam essa auto-análise. Elas mostram formas de você
parar para pensar nas coisas realmente importantes de sua vida. A fase da
identidade é fundamental em todo o processo. É a visão em longo prazo para as
coisas relevantes em toda sua existência. É a forma de escrever o
direcionamento que você quer dar para sua vida.
Fase 2 - Metas
Após sua auto-análise, tendo identificado seu propósito de vida, sabendo a
melhor forma de se manter equilibrado e se certificando de seus papéis e dos
sonhos que deseja realizar, está na hora de transformar tudo isso em realidade.
Quem não tem metas definidas, vive os objetivos que são impostos pelas
circunstâncias e por outras pessoas.
Ou seja,
quem não tem meta não tem rumo nem autonomia. A pesquisa revelou que 51% das
pessoas têm metas profissionais – normalmente ditadas pelas empresas onde
trabalham. Na mesma direção, 59% afirmaram ter metas pessoais, mas, nesse caso,
pode haver uma confusão. Provavelmente, muitos consideram metas algo que pode
ser definido como um sonho ou como um projeto. O dado mais interessante de
todos mostra que 31% dos entrevistados afirmaram que traçar e alcançar
objetivos é o item mais importante no processo de administração de tempo. Metas
são a forma de colocar em prática as ações necessárias para a realização de
seus maiores objetivos e sonhos. Podemos dizer que metas transformam os sonhos
em realizações, focam e direcionam a sua energia para a conquista deles e de
seus ideais.
Fase 3 - Planejamento
A meta indica o ponto que você pretende alcançar. Os caminhos que o conduzirão
até lá são definidos pelo planejamento. Essa etapa da metodologia é uma
resposta a outra pergunta: como vou fazer isso? As pessoas trabalham 8, 12, 14
horas por dia. Mas, para que? Qual é a finalidade de todo esse esforço se não
sabemos como chegar ao ponto que desejamos?
De acordo
com a pesquisa, uma das deficiências na administração de tempo pessoal (com 13%
do total), é a falta de planejamento. E mais: 24% dessas pessoas consideraram
as técnicas de planejamento as mais importantes nesse processo, perdendo apenas
para traçar e alcançar objetivos. (Essas duas etapas, na verdade, são
intimamente relacionadas) A falta de planejamento está diretamente relacionada
com o nível de Stresse. Quando não se planeja, a urgência acontece com maior
freqüência. Planejar é definir, sempre por escrito, o caminho que será
percorrido. É prever os possíveis problemas, identificar os passos
intermediários, definir os prazos e os recursos. Planejar é economizar tempo –
tanto na realização de suas metas quanto no trabalho diário. Sucesso por obra
do acaso, é raro. O sucesso planejado é mais freqüente. Pode ser controlado e
dá mais prazer.
Fase 4 - Organização
A organização, ajuda a aumentar a produtividade. Simplesmente, é mais fácil
executar as ações em um ambiente limpo e arrumado. Somos acostumados a criticar
pessoas bagunceiras ou até mesmo a chamar a atenção de nossos filhos para
arrumarem seus quartos. Mas sempre esquecemos de reparar a nossa própria
bagunça. Perdemos muito tempo localizando aquele papel importante que foi
perdido, o contrato que deveria estar em alguma pasta, um arquivo de
computador, uma revista com uma informação importante. Organizar seu ambiente
de trabalho ou doméstico ajuda a ganhar tempo no dia-a-dia. Os desafios da
organização sempre existiram e o avanço da tecnologia acrescentou novas
exigências a esse quadro. Quantos e-mails você recebe por dia?
Quantos
desses e-mails são realmente importantes para seu trabalho? Quanto tempo você
perde por dia com os spams? Quantas informações úteis você pesquisa em sites,
mas quando precisa, nunca consegue reencontrar? Como armazenar e reutilizar
essa avalanche de informações? A organização é indispensável para a organização
física de seu ambiente e para a lógica de seus arquivos. Além disso, ela ainda
discute estratégias para armazenamento e compartilhamento de informações e
conhecimento.
Fase 5 - Execução
A fase de execução é a convergência de todas as demais. Nela, sua identidade é
exposta ao mundo, as suas metas começam a ser feitas, o seu planejamento é
colocado em prática e a organização auxilia na produtividade. É a etapa mais
desafiadora de todas. É nela que aparecem os famosos ladrões do tempo como os
telefonemas, os e-mails, as reuniões, as tarefas urgentes, etc. Na fase de
execução você será levado a priorizar as coisas importantes, utilizar sua
organização pessoal, lidar com o inesperado, delegar e monitorar seus
resultados.
Christian Barbosa - Empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade
pessoal. Autor do livro A Tríade do Tempo, a Evolução da Produtividade pessoal
– Editora Campus.
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